Contoh Surat Dinas dan Cara Membuatnya
Pengertian dan Contoh Surat
Dinas
Contoh dan Cara Membuat Surat Dinas
Surat dinas
adalah salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
suatu informasi tentang kedinasan, dibuat oleh lembaga, pejabat, organisasi
atau instansi pemerintah maupun swasta.
Karena surat ini
dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan tinggi di pemerintahan atau
perusahaan, maka surat dinas sering juga disebut dengan surat
jabatan. Selain itu surat dinas juga bisa disebut dengan surat resmi
karena biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi seperti pemerintah atau perusahaan
swasta yang memiliki kewenangan untuk membuat surat tersebut.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas sendiri terbagi dalam berbagai jenis tergantung dari
fungsi dan siapa yang mengeluarkan surat tersebut. Ada juga surat dinas yang
dikeluarkan oleh perorangan untuk mengundang seseorang motivator atau traner untuk meningkatkan kinerja.
Ada juga surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi. Berikut jenis-jenis
surat dinas.
Surat Permohonan Surat Dinas
Suratpermohonan ini
berisi tentang permohonan atau permintaan sesuatu pada pihak lain. Misalnya
permohonan kepada seseorang untuk mengisi dalam suatu acara seperti seminar.
Atau permohonan izin, permohonan pindah tugas/mutasi dan juga pinjaman sesuatu.
Surat ini biasanya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi yang lebih tinggi. Sementara itu untuk instansi atau
pejabat yang memiliki kedudukan lebih rendah lebih tepat disebut dengan surat
permintaan atau penugasan. Di dalam surat permohonan wajib disebutkan beberapa
hal pokok berikut.
1.
Identitas pemohon
2.
Isi permohonan.
3.
Tujuan dan alasan pemohon.
4.
Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
5.
Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
6.
Surat Pemberitahuan
Surat ini
biasanya berisi tentang suatu informasi baru yang akan disosialisakan agar
diketahui oleh pihak lain yang terkait dengan informasi tersebut. Surat ini
bersifat hanya menyampaikan informasi oleh karena itu tidak memerlukan
tanggapan atau balasan dalam bentuk surat. Secara umum surat pemberitahuan dibuat
dengan sistematik seperti berikut.
§
Bagian pembuka, berisi masalah utama dari dibuatnya surat.
§
Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan
dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
§
Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi
hal yang disampaikan.
§
Surat Keterangan
Surat ini
biasanya berisi tentang keterangan resmi tantang status atau kondisi seseorang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki kewenangan. Contohnya surat
keterangan berkelakuan baik, surat keterangan sehat dan terbebas dari narkoba
yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian.
Selain itu ada
juga surat keterangan tidak mampu yang dikeluarkan oleh instansi pemerintahan
dan juga surat pengalaman kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat
keterangan biasanya diterbitkan oleh pemimpin atau pejabat tinggi dalam sebuah
institusi atas permintaan seseorang yang mempunyai kepentingan. Berikut hal-hal
yang harus ada dalam surat keterangan.
1.
Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
2.
Data pribadi pihak yang diterangkan.
3.
Isi keterangan.
4.
Keterangan tanggal berlakunya surat.
5.
Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
Memo dan Nota
Dina
Memo
merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang memiliki arti ingatan. Sedangkan istilah note yang memiliki arti catatan. Memo atau nota dinas merupakan salah
satu surat khusus yang dipakai antar instansi atau pejabat di lingkungan suatu
lembaga.
Penggunaan memo
resmi tentu sangat berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi biasanya digunakan
oleh perseorangan dan bisa dikirimkan kepada siapa saja, asalkan orang tersebut
sudah mengenal dengan baik dengan pengirim memo.
Cara Menulis
Surat Dinas
Dalam penulisan
surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada beberapa syarat dan kaidah
yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas diantaranya menggunakan bahasa
resmi yaitu bahasa Indonesia yang memiliki ejaan yang berlaku.
Sedangkan untuk
format surat dinas juga memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung
kepala surat atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal
pembuatan surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup. Cara
pembuatan surat dinas sudah pernah ulas lengkap pada artikel contoh dan cara
membuat surat resmi.
Contoh Surat Dinas yang Baik
Walaupun sudah dijelaskan di atas tentang surat dinas beserta
bagian-bagian yang ada di dalamnya terkadang untuk membuatnya masih merasa
kesulitan. Oleh karena itu kami akan memberikan contoh surat dinas untuk
dijadikan referensi, sehingga bisa membuat surat dinas dengan format yang baik.
Inilah beberapa contoh surat yang telah kami kumpulkan dari
berbagai sumber yang bisa dijadikan sumber referensi dalam membuat surat
Pengertian dan Contoh Surat
Dinas
Contoh dan Cara Membuat Surat Dinas
Surat dinas
adalah salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan
suatu informasi tentang kedinasan, dibuat oleh lembaga, pejabat, organisasi
atau instansi pemerintah maupun swasta.
Karena surat ini
dibuat oleh seseorang yang memiliki kedudukan tinggi di pemerintahan atau
perusahaan, maka surat dinas sering juga disebut dengan surat
jabatan. Selain itu surat dinas juga bisa disebut dengan surat resmi
karena biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi seperti pemerintah atau perusahaan
swasta yang memiliki kewenangan untuk membuat surat tersebut.
Jenis-jenis Surat Dinas
Surat dinas sendiri terbagi dalam berbagai jenis tergantung dari
fungsi dan siapa yang mengeluarkan surat tersebut. Ada juga surat dinas yang
dikeluarkan oleh perorangan untuk mengundang seseorang motivator atau traner untuk meningkatkan kinerja.
Ada juga surat yang dibuat untuk menyampaikan informasi. Berikut jenis-jenis
surat dinas.
Surat Permohonan Surat Dina Surat permohonan ini berisi tentang permohonan atau permintaan sesuatu pada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk mengisi dalam suatu acara seperti seminar. Atau permohonan izin, permohonan pindah tugas/mutasi dan juga pinjaman sesuatu.
Surat ini biasanya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi yang lebih tinggi. Sementara itu untuk instansi atau
pejabat yang memiliki kedudukan lebih rendah lebih tepat disebut dengan surat
permintaan atau penugasan. Di dalam surat permohonan wajib disebutkan beberapa
hal pokok berikut.
1.
Identitas pemohon
2.
Isi permohonan.
3.
Tujuan dan alasan pemohon.
4.
Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
5.
Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
6.
Surat Pemberitahuan
Surat ini
biasanya berisi tentang suatu informasi baru yang akan disosialisakan agar
diketahui oleh pihak lain yang terkait dengan informasi tersebut. Surat ini
bersifat hanya menyampaikan informasi oleh karena itu tidak memerlukan
tanggapan atau balasan dalam bentuk surat. Secara umum surat pemberitahuan dibuat
dengan sistematik seperti berikut.
§
Bagian pembuka, berisi masalah utama dari dibuatnya surat.
§
Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan
dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
§
Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi
hal yang disampaikan.
§
Surat Keterangan
Surat ini
biasanya berisi tentang keterangan resmi tantang status atau kondisi seseorang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang memiliki kewenangan. Contohnya surat
keterangan berkelakuan baik, surat keterangan sehat dan terbebas dari narkoba
yang dikeluarkan oleh pihak kepolisian.
Selain itu ada
juga surat keterangan tidak mampu yang dikeluarkan oleh instansi pemerintahan
dan juga surat pengalaman kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat
keterangan biasanya diterbitkan oleh pemimpin atau pejabat tinggi dalam sebuah
institusi atas permintaan seseorang yang mempunyai kepentingan. Berikut hal-hal
yang harus ada dalam surat keterangan.
1.
Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
2.
Data pribadi pihak yang diterangkan.
3.
Isi keterangan.
4.
Keterangan tanggal berlakunya surat.
5.
Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
Memo dan Nota
Dina
Memo
merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang memiliki arti ingatan. Sedangkan istilah note yang memiliki arti catatan. Memo atau nota dinas merupakan salah
satu surat khusus yang dipakai antar instansi atau pejabat di lingkungan suatu
lembaga.
Penggunaan memo
resmi tentu sangat berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi biasanya digunakan
oleh perseorangan dan bisa dikirimkan kepada siapa saja, asalkan orang tersebut
sudah mengenal dengan baik dengan pengirim memo.
Cara Menulis
Surat Dinas
Dalam penulisan
surat dinas biasanya menggunakan bahasa baku. Ada beberapa syarat dan kaidah
yang harus dipenuhi dalam membuat surat dinas diantaranya menggunakan bahasa
resmi yaitu bahasa Indonesia yang memiliki ejaan yang berlaku.
Sedangkan untuk
format surat dinas juga memiliki peraturan khusus diantaranya harus mengandung
kepala surat atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran jika ada, tanggal
pembuatan surat, alamat yang dituju serta salam pembuka dan penutup. Cara
pembuatan surat dinas sudah pernah ulas lengkap pada artikel contoh dan cara
membuat surat resmi.
Contoh Surat Dinas yang Baik
Walaupun sudah dijelaskan di atas tentang surat dinas beserta
bagian-bagian yang ada di dalamnya terkadang untuk membuatnya masih merasa
kesulitan. Oleh karena itu kami akan memberikan contoh surat dinas untuk
dijadikan referensi, sehingga bisa membuat surat dinas dengan format yang baik.
Inilah beberapa contoh surat yang telah kami kumpulkan dari
berbagai sumber yang bisa dijadikan sumber referensi dalam membuat surat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar